El presidente norteamericano Dwight Eisenhower destacó por su destreza y rapidez para tomar decisiones estratégicas. Sin duda, se trata de un valor que impulsó su brillante carrera militar y, de hecho, llegó a ser general de cinco estrellas del ejército de Estados Unidos antes de ocupar la presidencia de ese país.
Tanta fue su capacidad como gestor que la forma en que tomaba sus decisiones fue objeto de estudio y nos ha dejado como resultado, entre otros, la denominada Caja de Eisenhower (también llamada Caja Ike). En ella se ha retratado cómo el presidente afrontaba su apretada agenda.
Urgente versus importante
La clave está en distinguir lo que es urgente y lo que es importante entre el aluvión de llamadas, correos electrónicos, reuniones, presentaciones, etc. ¿Con qué criterios? Para Eisenhower, “lo que es importante pocas veces es urgente y lo que es urgente pocas veces es importante”.
Así, en una matriz de colores reflejamos dos conceptos: la importancia de la tarea en el eje vertical y su urgencia en el horizontal. En los cuatro cuadrantes tendremos separadas las acciones según estos criterios y ello nos permitirá decidir cómo actuar:
- Urgente + Importante: en este cuadrante irán las tareas prioritarias y que haremos de inmediato.
- Importante + No urgente: son tareas importantes, pero al no ser urgentes las podemos hacer después de las anteriores. A medida que tengamos tiempo, avanzaremos en la realización de estas tareas antes de las siguientes.
- Urgente + No importante: son tareas que podemos delegar. Destacan en el día a día porque su urgencia reclama nuestra atención, pero se convierten en una “trampa” que nos puede impedir avanzar en tareas más importantes. Si no las podemos delegar, las haremos solo después de las anteriores (importantes).
- No urgente + No importante: estas las podemos eliminar de la lista. Si no queremos hacerlo, podemos realizarlas cuando hayamos cumplido todas las anteriores tareas. No deberían ocupar tiempo ni generarnos preocupación.
La caja digital
Si bien los conceptos base siguen siendo los que sentó Eisenhower, con el tiempo han surgido aplicaciones que le han dado una nueva vida digital. Priority Matriz fue la pionera en 2011, con mucho éxito, aplicando los principios Ike o Eisenhower.
Posteriormente llegó Todoist, una aplicación más personalizada, flexible e intuitiva, que te permite incluir archivos adjuntos en tus tareas e integrar numerosos servicios en la nube como Dropbox, Google Drive o Amazon Alexa, entre muchos otros.
