Queremos tiempo. Para muchos profesionales el importe de su nómina ha pasado a un segundo plano en favor de horas de calidad para disfrutar de la vida propia. Una cuestión de especial importancia entre profesiones como los de la abogacía. La disponibilidad 24/7 al cliente, reuniones a deshoras y ese “a ver si saco un par de horitas después de cenar”, convierten en irreconciliable trabajo y vida personal. Pero la solución puede estar más cerca de lo que parece
Yo de mayor quiero ser noruego. Si quien escribe este texto lo hiciera desde Oslo, lo haría desde uno de los tres países que menos horas trabaja al año (1.424), pero con la más alta productividad del mundo (79,9%). Pero seamos realistas, como lo hago desde España, el informe La productividad del trabajo y la conciliación laboral de EAE Business School recuerda que en España se emplean 1.695 horas al año con una productividad del 31,5%. Cifras que evidencian que lo importante no es trabajar más sino trabajar mejor.
Mejorar la productividad es una de las vías más accesibles para ganar calidad de vida. Si estás harto de ver más horas a tu jefa que a tu pareja, pon en práctica algunas de las recomendaciones que te ofrecemos. Recuerda: ocho horas para trabajar, ocho para vivir y ocho para descansar.
Identifica los ladrones del tiempo
Establecido el objetivo, lo primero que puedes hacer es identificar qué ladrones del tiempo te visitan más a menudo, y tomar cartas en el asunto: ¿en cuáles de estas situaciones te identificas?
- ¿Eres de los que hace malabares para atender varios temas al mismo tiempo? Acéptalo, el cerebro humano no está adaptado para concentrarse de un modo eficiente en más de una tarea.
- ¿No sabes decir que no? La gestión del no es esencial para no perder tiempo en actividades improductivas: asiste solo a las reuniones y jornadas que te interesan, no asumas tareas que no te correspondan, y haz solo los favores que quieras.
- ¿Te cuesta delegar? Aprende a confiar en la profesionalidad de tus compañeros.
- ¿Te cuesta tomar decisiones? La procrastinación es una de las mayores fuentes de estrés del trabajo.
Correo electrónico, redes sociales, charlas de pasillo, cafés, viajes innecesarios o mezclar los asuntos personales con los laborales, son otros de los ladrones del tiempo más comunes. Reflexiona durante unos minutos cuáles son los más habituales en tu caso, tomar consciencia de ellos es el primer paso para evitarlos.
Planifica tu jornada de trabajo
Atender diferentes frentes dispersa y tensiona. Planificar cada mañana la jornada de trabajo puede servir para dar un salto de gigante en tu productividad. Antes de sentarte, analiza qué tareas son las más importantes y las más urgentes, para establecer las prioridades.
Familiarizarte con la matriz de Eisenhower puede resultar muy útil para la gestión del tiempo y el calendario de trabajo. Coloca cada labor a abordar en uno de sus cuatro cuadrantes:
- Es urgente y es importante.
- No es urgente, pero es importante para mis funciones.
- No es importante, pero es urgente.
- No es urgente ni es importante.
Esta calificación te advierte de que lo ubicado en el primer cuadrante es prioritario, frente a las tareas del cuarto punto que, incluso debes plantearte si realmente hay que abordarlas.
Sin embargo, no implica que debas empezar por lo urgente e importante. Lo que te va a marcar es un plazo de ejecución, por ejemplo, de 24 horas, en el que tendrás que encontrar el mejor momento para dejarlo solucionado.
A la mayoría de las personas les funciona poner las tareas de mayor esfuerzo a primera hora de la mañana, las que requieren de máxima concentración. También es importante utilizar otros criterios, por ejemplo, acompasar el nivel de esfuerzo con el estado de ánimo, evitando asumir una tarea compleja el típico día de bajón.
Digitaliza tu puesto de trabajo
Recuerda que estás en el siglo XXI. Sigue habiendo algunos abogados (as) a los que les cuesta concienciarse de que la digitalización de su puesto de trabajo es clave para su productividad: conectividad desde cualquier lugar, computación en la nube para tener accesibilidad a todos los documentos, equipamiento (portátil, teléfono…), seguridad (frente a ciberataques) y gestión y mantenimiento de los equipos, son las claves.
Ejecuta las tareas con eficiencia
Organizar la jornada de trabajo debe haberte llevado pocos minutos, además cuentas con las herramientas básicas para ponerte a trabajar: llega el momento de ejecutar las tareas.
Céntrate en el presente. Mientras estás haciendo una tarea trata de espantar a los ladrones del tiempo. No es sencillo, pero debes renunciar a mirar el correo, atender llamadas que puedan esperar y, por supuesto, olvidarte del TikTok e Instagram.
Si tus clientes o tu comunidad de seguidores no pueden prescindir de ti durante media jornada de trabajo, establece una corta parada cada dos horas para atender esas tareas, solo las imprescindibles.
Hay tareas que por su extensión y complejidad resultan difíciles de abordar. Para ganar eficiencia en una situación recurrente en la abogacía puedes dividir estas obligaciones en varias subtareas, si es posible, que ninguna de ellas te lleve más de media jornada. Esta técnica sirve también para visualizar cómo se va avanzando en un determinado proyecto, lo que siempre sube el ánimo.
Utiliza la inteligencia artificial y herramientas digitales
Recuerda, vives en el siglo XXI, así que no renuncies a las ventajas que ofrece en el trabajo diario. La automatización de tareas es el gran aliado, con herramientas como:
- Bases de datos inteligentes para la búsqueda de información y jurisprudencia.
- Herramientas de gestión documental con plantillas para la elaboración de los documentos y expedientes judiciales más comunes.
- Soluciones IA de apoyo al diseño de la estrategia
- Pagos certificados.
- Programas de transcripción de textos…
- Uso de chatbots para la atención al cliente en despachos.
Además, este 2023 es el año de la inteligencia artificial generativa, con capacidad para crear documentos originales únicos. De momento no van a poder trabajar por ti, pero sí ayudarte en temas puntuales como contenidos en redes o ciertos documentos menores.
Además del popular ChatGPT, tienes Bing, su hermano más avanzado de Microsoft, de gran utilidad para las búsquedas más complejas en internet. Si quieres sondear su potencial, prueba con otras herramientas como Perplexity (que cita las fuentes de donde extrae la información) o Jasper (con buena optimización SEO de los textos que genera).
Todas estas herramientas y consejos no te van a convertir en un abogado más feliz, pero sí pueden contribuir a liberar ese tiempo que te acerque al objetivo.
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