La digitalización no es una opción, para el abogado es una necesidad. Para no demorar más esa decisión, el programa Kit Digital –financiado por el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España Next Generation EU– ofrece bonos de entre 2.000 y 12.000 euros. Te explicamos cómo acceder a ellos y las claves para digitalizar un puesto de trabajo.
La digitalización del puesto de trabajo forma hoy parte de la estrategia de negocio de cualquier actividad profesional. De modo muy especial en áreas como la de abogacía, la digitalización suma más que resta. Sin embargo, son muchos los despachos que se resisten a dar el paso debido a los costes asociados a la digitalización. Hasta ahora. Porque si estás pensando en digitalizar tu puesto de trabajo o tu bufete, el programa Kit Digital te ayuda a acelerar esa decisión.
Cuatro decisiones antes de dar el paso
- La digitalización no amenaza la filosofía empresarial. Es necesario superar la resistencia al cambio por considerar que la digitalización, especialmente el teletrabajo, va a afectar a sus valores. Esta cautela olvida que la digitalización tan solo afecta a su cultura organizativa, no empresarial.
- Define las necesidades de tu bufete. Aunque objetivos y herramientas básicas son muy similares para una mayoría, el plan de digitalización del puesto de trabajo debe ser diseñado como un traje a la medida. Es importante que esté dimensionado coherentemente con su tamaño, pero que permita acompañarle en su crecimiento. También, que valore su actual estructura tecnológica, para no obligar a cambios innecesarios y costosos, si bien como veremos luego, siempre es preferible buscar soluciones estandarizadas.
- Evalúa las necesidades de cada empleado. Un tema vital que no siempre se considera. En la digitalización del puesto de trabajo hay que tener muy presente las necesidades del empleado. Exige de un trabajo previo en el que, junto a una representación de cada posición, se identifiquen las necesidades específicas. El objetivo es que el diseño garantice la eficiencia de su labor en un entorno de seguridad, pero con una operativa de trabajo agradable y eficiente.
- Prevé un plan de acompañamiento en el proceso. Otro error común es abandonar a su suerte al empleado. Aunque algunos trabajadores están perfectamente capacitados para abordar el cambio con autonomía, otros necesitarán de una mayor asistencia, que en esta fase inicial es imprescindible para no generar rechazo.
Siete claves del puesto de trabajo digital
Conectividad del empleado con la empresa
No hay digitalización sin un eficiente acceso a internet fijo y/o móvil y a la propia intranet de la empresa. Las claves son conexión estable y con la capacidad suficiente para el proceso de datos, aspectos que no suelen representar ningún problema dada la calidad de los servicios de los operadores españoles, salvo en algunos entornos rurales.
Sin embargo, debe estar prevista una solución de respaldo. Si algo falla debe haber una alternativa de backup, que asegure la continuidad de la operativa de la empresa. Una buena combinación es fibra como conexión principal y 4G como segunda vía.
Poder de computación en la nube
O cloud computing, tecnología necesaria para facilitar el acceso a la información de la empresa y del propio trabajador en cualquier momento y lugar. Lo más habitual es que el sistema contemple un nivel de permiso para que cada trabajador tenga acceso solo a la documentación necesaria.
Dispositivos efectivos de conexión y trabajo
El bufete debe facilitar este equipamiento básico, principalmente portátiles y teléfonos inteligentes, aunque algunos puestos de trabajo pueden digitalizarse con tabletas y otros dispositivos.
Un entorno de trabajo estandarizado
Salvo excepciones muy justificadas, es muy importante que el proceso de digitalización se aborde sobre sistemas compatibles con los entornos de trabajo más habituales, siendo irrenunciable que se puedan consultar vía web y que sean responsive. Aquí, es obvio que el estándar pasa por soluciones como Microsoft, Google, iWork o resto de herramientas jurídicas, pero lo más importante es asegurar que son consultables en línea.
Sistemas de comunicación ágiles
Hay que asegurar que el empleado esté conectado con la empresa, el cliente y el equipo. Correo electrónico, sistemas de videoconferencia, chat y conexión telefónica forman parte de este equipamiento básico, teniendo en cuenta que es muy importante que se integren en un mismo entorno para facilitar la movilidad de documentos y otras actividades diarias.
También hay que pensar en soluciones de trabajo en equipo, que permita a los miembros compartir el trabajo en tiempo real. Las posibilidades son muchas: Trello, Slack o el propio Google Drive, son alternativas básicas pero operativas y gratuitas hasta cierto nivel de servicio.
Las soluciones de Voz IP, que encapsulan el habla como si fuera un dato, también son útiles para organizaciones más complejas, principalmente por permitir que el ordenador portátil funcionen como un teléfono.
Reforzar los sistemas de seguridad
El 18% de las empresas españolas cree que sufrirá alguna vulnerabilidad en 2022. Según el Índice de Riesgo Cibernético de Trend Micro e Instituto Ponemon, “el trabajo remoto y la infraestructura en la nube son los principales riesgos cibernéticos para las organizaciones”.
El mayor peaje de la digitalización es el refuerzo en el área de seguridad que, por otro lado, es necesario en cualquiera de las situaciones, más en un entorno de trabajo como el del abogado. Aquí la solución pasa por ponerse en manos de un experto y construir un escudo eficiente sin obsesionarse, pero que permita una actualización constante.
Gestión y mantenimiento eficiente
Sin un servicio capaz de resolver incidencias 24/7, la digitalización del puesto de trabajo cojea. En esta área la decisión pasa por modelos de autogestión, subcontratados o híbridos, siempre en función de los intereses de la organización. El mercado ya ofrece soluciones de mantenimiento por puesto de trabajo, con tarifas que difícilmente serán un impedimento para dar este paso decisivo en la digitalización.
Si ya has tomado la decisión de digitalizar tu bufete o puesto de trabajo, has definido el área o áreas a digitalizar y eres una empresa o autónomo en plantillas de entre 10 y 50 empleados, ya estás en condiciones de solicitar alguno de los bonos digitales del programa Kit Digital, financiado por el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España Next Generation EU 15.
Estas ayudas, cuyo importe máximo es de 12.000 euros, están destinadas a financiar una o varias soluciones de digitalización recogidas en el Catálogo de Soluciones de Digitalización del Programa Kit Digital, que van desde servicios de herramientas de oficina virtual, gestión de clientes, redes sociales o de procesos, pasando por la creación de un sitio web, presencia en internet o ciberseguridad. Aún estás a tiempo. La convocatoria y solicitud de ayudas actual finaliza el próximo 15 de septiembre.
