La gestión electrónica de las facturas es uno de los pasos imprescindibles de la transición de los despachos y estudios profesionales a la digitalización, pero además pronto será obligatoria. A partir de mediados de 2025, pymes y autónomos con una facturación superior a 8 millones deberán facturar de forma electrónica, dos años después se sumará el resto. Explicamos el cambio.

Qué es la factura electrónica

La Ley  Crea y Crece  18/2022, de 28 de septiembre, es uno de los marcos jurídicos de la digitalización de la economía española, define la factura electrónica como “aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos”. Su principal objetivo es luchar contra el fraude y la evasión fiscal, en cumplimiento de la Ley 11/2021.

Conviene saber que se diferencia entre dos formatos de facturas electrónicas, no estructurado y estructurado.

Formato electrónico no estructurado. En alusión a la factura habitual, por ejemplo, en PDF u otro documento plano, como una factura escaneada. Sus datos se procesan de forma manual o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres. Es lo que conocemos como factura digital.

Formato electrónico estructurado. Permiten generar y leer de forma automática la información a través de los programas específicos de facturación y/o lectores como PDF o Bloc de Notas. Facturae es el más común, además del establecido en España para facturar a las Administraciones Públicas. Se trata de un archivo de texto que define los campos de una factura según las normas del formato XML, generando automáticamente la factura e incluso su tramitación, a partir de los sistemas informáticos de pago y contabilidad que se comercializan. Es lo que conocemos como factura electrónica porque es un archivo de datos.

Lo que no puede falta en una factura electrónica

El Real Decreto 1007/2023 especifica la información mínima que una factura electrónica estandarizada debe incluir. Aunque no implica ningún cambio significativo con respecto a la situación actual conviene recordar que debe incluir:

• Número y serie de la factura.
• Datos identificativos del emisor y del receptor.
• NIF del emisor y del receptor.
• Fecha de emisión.
• Fecha de la prestación del servicio.
• Concepto o descripción del servicio.
• Tipo de factura expedida (completa o simplificada).
• Régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

Donde sí hay novedades es en que:

• Estas facturas incluirán además un código QR, que «facilita la captura y digitalización de la información impresa”
• Incorporarán la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “Veri*factu” (a continuación se explica este reglamento).

Cómo funciona

Pymes y autónomos esperan que la implantación de la firma electrónica no encarezca la gestión de la facturación. Por su parte, la Agencia Tributaria debe ofrecer una plataforma a coste cero, que se espera sea equiparable a las muchas herramientas privadas que ya se comercializan en el mercado.

Así, la modalidad más sencilla para cumplir con las nuevas obligaciones de los sistemas de facturación españoles es el  Reglamento Veri*factu, cuyo funcionamiento y estándar esquematizaba la Agencia Tributaria el pasado 5 de diciembre en el Real Decreto 1007/2023, dando un paso decisivo en la obligatoriedad de la factura electrónica para empresas y autónomos. Sus cinco pasos son:

1. Generación de un fichero informático firmado electrónicamente y con huella (hash) por cada entrega de bienes y servicios.
2. Simultánea remisión del fichero a la AEAT.
3. Simultánea impresión del tique o factura, con código QR y código alfanumérico.
4. El comprador podrá consultar si el tique o factura está en la Sede Electrónica de AEAT (lector QR). El QR no es necesario si la factura o tique es electrónico.
5. La AET facilitará al comprador información sobre la recepción del registro.

En este mismo Reglamento se fijan “los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación”.

Cuándo será obligatoria

Hay indefinición en la aplicación de los plazos. En cualquier caso, según información de Garrigues, hay que tener en cuenta estas fechas relativas a los requisitos a cumplir por los sistemas y programas de facturación electrónica.

• Los usuarios deberán tener los sistemas informáticos operativos para las características y requisitos antes del 1 de julio de 2025.
• Los productores, desarrolladores, etc., deberán ofrecer sus productos adaptados al Reglamento en el plazo máximo de nueve meses, desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo [aún sin fecha]. En el caso de sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes del citado plazo, deberán estar adaptados al contenido del Reglamento antes del 1 de julio de 2025.
• También, en este plazo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo, la AEAT habilitará en su sede electrónica el servicio para la recepción de los registros de facturación.

De este modo, las empresas o profesionales con una facturación de ocho o más millones de euros al año tendrán que cumplir con la facturación digital obligatoria a partir del segundo semestre de 2025, y el resto lo hará dos años después.

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